管理業務は
体感で「10分の1」に

スプレッドシート×GASで自動化していたが、
それでも「管理」が一番しんどかった

スマートSESを入れる前は、どのように業務を回していましたか？

スプレッドシートで管理表を作っていました。請求書もスプレッドシートで、日付などを入れてボタンを押せばGAS（Google Apps Script）が動いてPDF化してくれる仕組みを自分で組んでいて。そこからダウンロードして、メールで送るという流れですね。スプレッドシートでの自動化でなんとかしていた、という感じです。

かなり作り込まれていたんですね。それでも大変だったのは、どのあたりでしょうか？

一番は「管理」ですね。書類を作ること自体より、これを送ったか送っていないか、延長の確認を取ったか取っていないか。全部スプレッドシートに○×を付けて管理していたので、更新し忘れると翌月にそのまま持ち越してしまう。請求書に期間を載せるケースでは、前の契約期間を残したまま送ってしまったこともありました。そうなると、お客様から指摘をいただいて、請求書を作り直して、お詫びして再送して……という手戻りが発生してしまうんですよね。中でも注文書の管理が一番面倒でしたね。請求書よりきつかったです。

精算（超過・控除）も自動化はしていたんですが、数値がずれて計算しきれないことがあって。振込も、パートナーさんからメールで届いた請求書を集めて印刷して、銀行のシステムに1件1件手入力していました。請求書はいつもダウンロードして印刷して、不安になって二重三重に確認するので、その日1日の精神力がけっこう削られていましたね。

お試し利用のお誘いが導入のきっかけでした

導入のきっかけを教えてください。

ちょうど管理システムを何かしら入れようとしていた時期に、お試し利用のお誘いをいただいたんです。まずは無料で試せるということだったので使ってみて、そのままスモールスタートできたのが大きかったですね。金額が高いシステムをいきなり入れて使いこなせるか不安、という心配がなかったので。

初期のデータ登録は大変でしたか？

正直、大変でしたよ（笑）。ただ、そこを乗り越えてしまえば、あとは毎月が楽になる一方なので、早く済ませてしまってよかったと思っています。

※ 現在は、既存のExcel・スプレッドシートから初期データを一括インポートできる仕組みも整備しており、初期設定の負担は小さくなっています

作業時間は体感で10分の1
ミスもクレームも解消できました

導入して、工数はどのくらい変わりましたか？

体感では、10分の1になりました。間違いなく減っています。スプレッドシートを開いて、作って、確認して、送って…という毎月の作業がまるごとなくなったので、月初の感覚がまったく違いますね。

請求ミスなどはどのくらい変わりましたか？

ミスも確実に減っています。導入前に一番しんどかった「送ったか・確認したか」の管理は、送付や延長確認の状態がシステム上に残るようになったので、○×の付け忘れも翌月への持ち越しもなくなりました。請求書の期間も契約情報からそのまま入るので、前の期間のまま送ってしまう心配がありません。実際、導入してから送付漏れや記載ミスといったお客様からのクレームは来ていませんし、作り直してお詫びして再送する、という手戻りもなくなりました。

特にどのあたりが効いていますか？

まず請求書です。エンジニアに稼働時間を入れてもらえれば、あとは発行するだけなので。注文書も、前月の契約が入っていれば期間を入れて更新すれば発行される。この2つが大きいですね。

もう1つ挙げるとすれば、請求書のメール送付です。送付ボタンを押せば宛先が入った状態でGmailが立ち上がって、テンプレートも入る。前はThunderbirdで過去に送ったメールを「再編集」して、件名の月を書き換えて、PDFを添付し直して送信…とやっていたので、その手間が全くなくなりました。地味ですが、毎月のことなので効きます。

導入前は請求書を印刷して二重三重にチェックされていたそうですが、その負担はどうなりましたか？

今は超過や控除も契約の条件どおりに自動計算されるので、確認はその結果を見るだけになりました。振込も、1件1件手入力していたのが、CSVを出力して銀行のシステムに取り込むだけ。月の中でも一番神経を使っていた作業だったので、ここが変わったのは大きいです。注文書も受け取ったか・送ったかが一覧で見えるので、抜け漏れを気にし続ける必要がなくなりました。

運用に合わせて、
必要な機能が形になっていく

サポート体制はいかがですか？

導入時から月1回ペースで定例ミーティングをしてもらっていて、そこで運用の相談をしながら、現場に本当に必要な機能が少しずつ足されていく感覚があります。自社の業務フローに馴染ませながら使えているのは、この進め方のおかげだと思いますね。

今後楽しみにしている機能はありますか？

案件と人材のマッチングですね。あとはパートナー会社との外部連携。パートナーさんは無料で使えて、契約情報や注文書をシステム上でそのまま受け取れて、請求書もそこから上げられるようになると聞いているので、メールでのやり取りがなくなるのが楽しみです。

「スプレッドシート管理の会社こそ、
早めに入れた方がいい」

最後に、導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

スプレッドシートやExcelで管理している会社は、とりあえず早めに入れた方がいいですね。一度スプレッドシートで仕組みを作り込んでしまうと、そこから戻れなくなるんですよ。離脱できなくなる。だから早めに入れた方がいい、というのは言いたいです。

業務も楽になりますし、うちは自分が全部やってしまっていますが、事務の方ひとりでも十分回せると思います。