「作成する」から
「確認する」へ
営業へ専念できる環境に

SESの請求は「複雑なのに、ミスが許されない」

スマートSESができる前、請求業務にはどんな印象を持っていましたか？

SESの請求内容って、業界的にかなり特殊なんです。上限・下限の精算があって、その条件もお客様ごとにバラバラ。複雑でミスをしやすいのに、お金のことなのでミスは許されない。そういう緊張感のある業務でした。

特にどんなところに苦労していましたか？

超過・控除の計算ですね。それから、勤務表では「7時間30分」と記載されているものを、請求では「7.5時間」に一件ずつ換算しないといけないんです。この作業がとにかく手間で、ミスもしやすかったです。

ヒューマンエラーが起きたことは？

ありました。ダブルチェック、トリプルチェックまでしていたのに、それでも間違えた金額のまま連続で送ってしまったことがあって…。あれだけ確認していても防げないのか、と。あとは、他社さんから届く請求書も間違いが本当に多い印象で、その確認にも神経を使っていました。

仕事が「作成する」から「確認する」に変わった

スマートSESを使うようになって、どんな変化がありましたか？

契約が決まったあとの、情報を登録する流れ・確認する流れがすごく便利になりました。特にAI入力ですね。それと請求業務は、紙でやっていた頃とは比べものにならないくらい楽になりました。一番大きいのは、注文書や請求書を「作成している」という感覚だったのが、今は「確認している」という感覚になったことです。作るのはシステムで、人間は確認するだけ。ミスへの怖さが全然違います。

現場のすぐ隣に開発チームがいるのは大きいですか？

大きいですね。業務で困ったことをそのまま伝えると、機能になって返ってくるんです。この3年間、私たちが毎日使いながら「ここが面倒」「こうだったら楽なのに」を言い続けて、そのたびに改善されてきました。その積み重ねが今のスマートSESなので、現場で引っかかるところが残っていないんです。

「この機能があって助かった」というお気に入りはありますか？

AI入力です。実は他社の管理システムを仮で使わせてもらったことも何度かあるんですが、どれも登録が面倒で、結局使わなくなってしまって。スマートSESは条件詳細や注文書などの情報を貼り付ければAIがほぼ入力してくれるので、自分で手入力しなくていい。これが本当に大きくて、自腹で5万円払ってでも使い続けたいほど、本当にもう手放せません（笑）。

月初の3営業日を、営業活動に振り切れる

営業としてのメリットはありますか？

以前は営業部全員で、月初の3営業日はスケジュールを空けて請求業務に取り組んでいたんです。今はどこにいても承認するだけなので、月初に気を遣わなくてよくなりました。

月初って、急ぎの案件や確度の高い案件が動く時期なんですよ。以前はその時期に請求業務で手が塞がっていたのが、今は月初から営業活動に振り切れる。一番いいタイミングでお客様に提案できるのは、営業として本当に大きい変化ですね。

担当者が変わっても、ミスが起きない

SES業界は人の入れ替わりも多いですが、引き継ぎの面ではどうですか？

これはかなり大きいポイントだと思います。この業界、事務の担当者が入れ替わったタイミングで請求ミスが起きる、という話を本当によく聞くんです。精算条件が特殊なうえに、運用が前任者の頭の中とスプレッドシートに入っている状態だと、どうしてもそうなってしまう。

スマートSESだと、契約条件も精算ルールも全部システム側に入っていて、計算は自動です。新しい人に教えるのは操作だけ。引き継ぎの工数が大幅に減って、新人でもミスをしなくなりました。

必須だった月初の出社がリモートで対応可能に

バックオフィスだけでなく、会社全体への良い影響はありましたか？

以前から請求書のPDF化自体はしていたのですが、結局チェック用に全部印刷して確認していたので、月初は出社しないと回らなかったんです。それが今は、リモートでも対応できる。チェック用の紙もなくなって、会社全体が柔軟に動けるようになったと思います。

私自身は営業をしながら事務の業務もやっていたので、時間的にも精神的にも負担が減りました。「ミスしていないだろうか」と気を張り続けなくていい。安心できる、というのが一番の変化かもしれません。

「入力が面倒じゃない」から使い続けられる

最後に、導入を検討している企業へ一言お願いします。

管理システムって、試しても登録が面倒でそのまま使わなくなることが本当に多いんです。私も他社のシステムで何度も経験しました。スマートSESは自分で手入力しなくていいので、日々の登録がまったく苦にならない。だから自然に使い続けられるんです。まずは一度、使ってみてほしいです。